Yksi säädös, kolme sopimusmuutosta – Datasäädöksen vaikutus SaaS-liiketoimintaan

Johdanto: Datasäädös ja SaaS-liiketoiminta

Asiakkaasi lähettää sähköpostin: hän haluaa vaihtaa kesken sopimuskauden palveluntarjoajaa ja pyytää kaiken datansa. Hän mainitsee EU:n datasäädöksen. Pystyisikö organisaatiosi toimittamaan sen teknisesti ja juridisesti kestävässä muodossa?

Kysymys ei ole ainoastaan siitä, kenelle data kuuluu. Kysymys on siitä, pystytkö toimittamaan sen tavalla, joka kestää sekä teknisen että juridisen tarkastelun. Tämä tilanne on yhä useamman SaaS-toimijan todellisuutta, sillä EU:n datasäädös ((EU) 2023/2854) on tuonut markkinoille 12. syyskuuta 2025 alkaen uudet pelisäännöt, jotka vaikuttavat suoraan pilvipalveluiden liiketoimintamalleihin. Datasäädös käyttää termiä datankäsittelypalvelut, joka kattaa muun muassa SaaS-palvelut. Tässä artikkelissa käytämme selvyyden vuoksi kuitenkin termiä pilvipalvelut.

Tässä artikkelissa käsitellään datasäädöksen vaikutuksia SaaS-liiketoimintaan ja erityisesti sitä, mitä muutoksia säädös edellyttää sopimusehdoissa, datan siirrettävyydessä ja hinnoittelurakenteissa. Artikkelin keskeinen viesti on, että datasäädös edellyttää mahdollisia muutoksia vähintään kolmessa sopimuksellisessa kokonaisuudessa, ja että oikein toteutettuna nämä muutokset voivat toimia myös kilpailuetuna.

Datasäädöksen sisältö ja soveltamisala

Datasäädöksen ytimessä ei ole vain pääsy dataan ja sen saatavuus, vaan myös erityisesti pilvipalveluntarjoajan vaihtamisen helpottaminen ja sopimuksellisten esteiden purkaminen. Kyse ei ole yksittäisestä compliance-vaatimuksesta, vaan myös markkinarakennetta muuttavasta sääntelystä.

Monet SaaS-yhtiöt ovat jo tottuneet siihen, että asiakas "omistaa datansa". Datasäädös kuitenkin vie keskustelun pidemmälle, koska pelkkä omistajuuden toteaminen sopimuksessa ei riitä, jos asiakas ei tosiasiassa pysty käyttämään tai siirtämään dataansa. Asiaa on siis mietittävä pintaa syvemmälle.

Datasäädöksen velvoitteet koskevat ensisijaisesti asiakkaan tuottamaa ja palvelussa käsiteltyä dataa. Se ei tarkoita algoritmien, lähdekoodin, liikesalaisuuksien tai järjestelmäarkkitehtuurin luovuttamista.

Rajanveto on tärkeä, mutta se ei poista ydinkysymystä eli onko asiakkaalla todellinen mahdollisuus siirtyä toiseen palveluun ilman, että tekniset tai sopimukselliset esteet tekevät siirtymisen käytännössä mahdottomaksi?

On myös syytä huomata, että mikro- ja pienyritykset on tietyissä tilanteissa vapautettu osasta datasäädöksen velvoitteita. Käytännössä tämä tarkoittaa, että mikro- ja pienyritykset eivät ole kaikilta

osin samassa asemassa suurempien toimijoiden kanssa. Jokaisen toimijan on kuitenkin ensin paikannettava oma asemansa suhteessa sääntelyyn ennen kuin arvioi velvoitteidensa laajuuden.

Sopimusehdot ja siirtokustannukset

Datasäädös pakottaa SaaS-yhtiöt katsomaan sopimusrakenteitaan uudelleen. Ehdot, jotka rajoittavat asiakkaan oikeutta saada datansa tai jotka perustuvat selkeisiin sopimuksellisiin esteisiin, voivat olla ongelmallisia.

Tämä ei tarkoita sitä, että määräaikaiset sopimukset katoaisivat. Se tarkoittaa sitä, että palveluntarjoajan vaihtamista ei saa estää kohtuuttomilla ehdoilla tai käytännöillä. Pitkät sopimuskaudet, epäselvät exit-prosessit ja korkeat siirtomaksut ovat erityisen riskialttiita.

Tämä on merkittävä yksityiskohta, joka jää käytännössä usein huomaamatta. Palveluntarjoajalla on datasäädöksen mukainen oikeus periä siirrosta aiheutuvia kustannuksia, mutta korvauksen on perustuttava todellisiin ja perusteltavissa oleviin kustannuksiin. Jos maksu toimii käytännössä esteenä palveluntarjoajan vaihtamiselle, se voi olla sääntelyn vastainen.

Lisäksi siirtymäkauden jälkeen, tammikuusta 2027 alkaen, vaihtamisprosessiin liittyvien maksujen periminen kielletään kokonaan. Siten siirtokustannusten dokumentointi on jatkossa myös osa sääntelyriskin hallintaa.

Liiketoimintamalli ilman sopimuksellisia esteitä

Datasäädöksen syvempi vaikutus näkyy liiketoimintamallissa. Monet SaaS-ratkaisut ovat historiallisesti hyötyneet teknisistä tai sopimuksellisista esteistä palvelun vaihtamisessa. Kun asiakkaan siirtyminen on vaikeaa, pysyvyys on korkeaa.

Datasäädös haastaa tämän ajattelun. Asiakaspysyvyyden on perustuttava palvelun arvoon, ei poistumisen vaikeuteen. Tämä pakottaa kysymään epämukavan kysymyksen. Jos asiakas voisi siirtyä pois ilman kitkaa, pysyisikö hän silti?

Jos vastaus ei ole yksiselitteinen kyllä, datasäädös toimii herätyskellona.

Samaan aikaan muutos tarjoaa mahdollisuuden. Yhtiö, joka pystyy osoittamaan avoimesti, että data on aidosti siirrettävissä, rakentaa luottamusta. Erityisesti suuret yritykset ja julkiset toimijat kiinnittävät tähän yhä enemmän huomiota hankintavaiheessa.

Käytännön esimerkit: HR- ja taloushallinnon SaaS-ratkaisut

HR-SaaS uuden tilanteen edessä

Ajatellaan HR-ohjelmistoja tarjoavaa SaaS-yhtiötä, joka on tarjonnut asiakkailleen mahdollisuuden viedä dataa CSV-muodossa, mutta käytännössä vain rajatuista raporteista. Kaiken datan vienti on edellyttänyt erillistä projektia ja merkittävää lisämaksua.

Datasäädöksen valossa yhtiön on arvioitava, täyttääkö tämä malli siirrettävyyden vaatimukset. Saako asiakas todella kaiken tuottamansa datan? Onko formaatti aidosti hyödynnettävä vai näennäinen? Onko mahdollinen siirtomaksu perusteltavissa todellisilla kustannuksilla, ja kestääkö se tarkastelun?

Usein vastaus johtaa teknisiin investointeihin: API-rajapinnan kehittämiseen, tietomallin dokumentointiin ja prosessin standardointiin. Kyse on enemmän kuin juridisesta päivityksestä – se on tuotteen rakenteellinen muutos.

Taloushallinnon SaaS-ratkaisut

Vastaava tilanne koskee taloushallinnon SaaS-yhtiöitä, joissa kirjanpitodata, tositteet ja tapahtumahistoria on tallennettuna tavalla, joka ei nykyisellään ole helposti vietävissä rakenteellisessa muodossa uuteen järjestelmään.

Taloushallinnon kontekstissa haaste korostuu erityisesti siksi, että kirjanpitoaineiston säilytysvelvoitteet ovat pitkiä ja tietojen eheys on kriittistä. Jos asiakas ei pysty siirtämään historiatietojaan toimivassa muodossa uuteen järjestelmään, palveluntarjoajan vaihto voi käytännössä estyä, vaikka sopimus sen näennäisesti sallisikin.

Toimiala vaihtuu, ongelma pysyy samana.

Passiivisuuden riskit ja muutoksen mahdollisuudet

Passiivisuus ei ole neutraali valinta. Sopimusehto voi osoittautua mitättömäksi, asiakas voi käyttää sääntelyä neuvotteluvalttina, ja julkiset hankinnat voivat jäädä saamatta.

Käytännössä tämä tarkoittaa, että sopimusneuvotteluissa vastapuoli voi vaatia datasäädöksen mukaisia ehtoja ja kieltäytyä hyväksymästä vanhoja sopimuspohjia. Julkisissa hankinnoissa datasäädösvalmiudesta voi muodostua kynnyskysymys, joka sulkee valmistautumattomia toimijoita tarjouskilpailujen ulkopuolelle.

Lisäksi markkinassa, jossa läpinäkyvyys ja datan hallinta korostuvat, sopimuksellisiin esteisiin perustuva maine ei ole kilpailuetu. Se on riski.

Datasäädös ei ole vain uusi velvoite. Se on signaali markkinoille siitä, että asiakaspysyvyyden on perustuttava palvelun arvoon, ei poistumisen vaikeuteen.

SaaS-toimijalla on mahdollisuus tehdä valinta siitä toteuttaako se minimivaatimukset vai pyrkiikö saamaan muutoksesta kilpailuetua. Ne toimijat, jotka suhtautuvat sääntelyyn vain minimivaatimuksena, tekevät juuri sen verran kuin on pakko. Ne, jotka näkevät sen mahdollisuutena rakentaa läpinäkyvää ja luottamukseen perustuvaa liiketoimintaa, sekä saada myös itse dataa ja siten kehittyä, voivat kääntää velvoitteen kilpailueduksi.

Mistä aloittaa? Kolme konkreettista askelta

1. Sopimusauditointi – Tunnista, mitkä nykyiset ehdot voivat olla ongelmallisia datasäädöksen valossa. Kiinnitä erityistä huomiota exit-lausekkeisiin ja siirtomaksuihin.
2. Tekninen arviointi – Selvitä, onko data aidosti vietävissä rakenteellisessa, koneluettavassa muodossa ilman erillistä projektia. Arvioi API-rajapintojen ja vientitoimintojen nykytila.
3. Hinnoittelutarkistus – Varmista, että nykyiset siirtokustannukset ovat perusteltavissa todellisilla kustannuksilla ja kestävät tarkastelun myös vuoden 2027 jälkeen.

Jos haluat keskustella datasäädöksen vaikutuksista liiketoimintaasi tai tarvitset apua sopimusehtojen, teknisen siirrettävyyden tai hinnoittelurakenteiden arvioinnissa, ota yhteyttä asiantuntijatiimiimme. Autamme kartoittamaan tilanteesi ja suunnittelemaan tarvittavat toimenpiteet – olipa kyseessä sopimusauditointi, tekninen arviointi tai kokonaisvaltainen datasäädösvalmius.