Update zum Arbeitszeitgesetz - Referentenentwurf zur elektronischen Arbeitszeiterfassung

1. Überblick

Kern des Entwurfs ist die gesetzliche Ausgestaltung der bereits bestehenden Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Künftig sollen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Ar-beitszeit grundsätzlich elektronisch erfasst werden. Der Entwurf sieht dabei verschiedene Ausnahmen, Übergangsfristen und Erleichterungen vor – etwa für tarifgebundene Unternehmen und kleinere Betriebe. Daneben enthält der Entwurf Regelungen zur erweiterten Sonn- und Feiertagsarbeit in einzelnen Branchen (öffentliche Bibliotheken, Bäckereien und Konditoreien).

2. Änderungen bei der Arbeitszeiterfassung

Bisherige Rechtslage

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat bereits mit Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) entschieden, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen. Damit war zwar das „Ob" der Arbeitszeiterfassung geklärt, das „Wie" blieb jedoch offen. Der Referentenentwurf überführt die vom BAG entwickelten Grundsätze nun in das Arbeitszeitgesetz und konkretisiert die Anforderungen an die praktische Umsetzung.

Neue Regelung (§ 16 Abs. 2 ArbZG-E)

• Pflicht zur elektronischen Aufzeichnung: Von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit am Tag der Arbeitsleistung.
• Technologie: Eine bestimmte Technologie wird nicht vorgeschrieben – neben klassischen Zeiterfassungsgeräten kommen auch Apps oder Tabellenkalkulationsprogramme in Betracht; entscheidend ist, dass die Aufzeichnung elektronisch erfolgt.
• Delegation: Die Aufzeichnung darf durch den Arbeitnehmer selbst oder durch Dritte vorgenommen werden; die Verantwortung verbleibt jedoch stets beim Arbeitgeber.
• Aufbewahrung: Die Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre im Inland in deutscher Sprache aufzubewahren und auf Verlangen der Aufsichtsbehörde am Beschäftigungsort bereitzuhalten.
• Informationsrechte: Arbeitnehmer erhalten ein Auskunfts- und Kopierecht über die aufgezeichnete Arbeitszeit; der Betriebsrat kann Einsicht nehmen. Die allgemeine Informationspflicht des Arbeitgebers wird auf eine „anlass- und bedarfsbezogene" Pflicht reduziert.
• Sanktionen: Verstöße gegen die Aufzeichnungs-, Informations- und Bereithaltungspflichten sind als Ordnungswidrigkeiten bußgeldbewehrt.
• Datenschutz: Selbstverständlich sind bei der Verarbeitung der Arbeitszeitdaten die DSGVO und das BDSG (Beschäftigtendatenschutz) zu beachten. 

Vertrauensarbeitszeit

Vertrauensarbeitszeit bliebt auch unter der neuen Regelung möglich. Der Arbeitgeber kann weiterhin auf die Kontrolle der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit verzichten, muss aber sicherstellen, dass ihm Verstöße gegen die gesetzlichen Höchstarbeits- und Ruhezeiten bekannt werden – etwa durch automatische Schwellenwertmeldungen oder Stichproben. Die Aufzeichnungspflicht als solche entfällt dadurch nicht.

Praxistipp: Vertrauensarbeitszeit und elektronische Erfassung schließen sich gegenseitig nicht aus. Entscheidend ist, dass das System Überschreitungen meldet, ohne die tägliche Zeiteinteilung im Detail zu kontrollieren.

Ausnahmen und Erleichterungen

Tariföffnung: Per Tarifvertrag - oder auf dessen Grundlage durch Betriebs- bzw. Dienstvereinbarung -  kann zugelassen werden, dass die Aufzeichnung in nicht-elektronischer Form erfolgt und/oder die Frist für die Aufzeichnung auf bis zu sieben Kalendertage nach dem Arbeitstag verlängert wird. Nicht tarifgebundene Arbeitgeber können entsprechende tarifliche Regelungen im jeweiligen Geltungsbereich übernehmen.

Kleinstunternehmen (≤ 10 Arbeitnehmer): Für diese Betriebe ist eine dauerhafte nichtelektronische Aufzeichnung zulässig; Gleiches gilt für Privathaushalte.

Übergangsfristen nach Unternehmensgröße

Der Referentenentwurf sieht gestaffelte Umsetzungsfristen zur Einführung elektronischer Zeiterfassungssysteme vor:

• Ab 250 Arbeitnehmer: Die kürzeste Frist beträgt ein Jahr. In vielen Unter-nehmen dieser Größe sind bereits elektronische Systeme vorhanden; es besteht aber häufig Anpassungsbedarf hinsichtlich Vollständigkeit und der Abbildung von Vertrauensarbeitszeit. Konzernweite Rollouts und die Einbindung des Betriebsrats sollten frühzeitig geplant werden.
• 50–249 Arbeitnehmer: Zwei Jahre Übergangsfrist.
• Unter 50 Arbeitnehmer: Fünf Jahre Übergangsfrist. Auch hier empfiehlt es sich, den Spielraum für Planung zu nutzen und Investitionsentscheidungen nicht aufzuschieben; Tariföffnungen und Branchenlösungen sollten geprüft werden.
• Kleinstbetriebe (≤ 10 Arbeitnehmer): Dauerhafte Ausnahme von der elektronischen Form.

Praxistipp: Die Übergangsfristen sind ein Planungshorizont, keine Aufschubfrist. Die Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit besteht bereits heute.

3. Flexible Wochenarbeitszeit – Tariföffnung für eine wöchentliche Höchstarbeitszeit

Neben der Arbeitszeiterfassung enthält der Referentenentwurf eine bedeutsame Neuerung zur Flexibilisierung der Arbeitszeit: Die Tarifvertragsparteien erhalten die Möglichkeit, anstelle der bisherigen täglichen Höchstarbeitszeit eine wöchentliche Begrenzung der Arbeitszeit zu vereinbaren (§ 7 Abs. 1 Nr. 1 lit. c ArbZG-E).

Voraussetzung hierfür ist, dass gleichzeitig durch besondere Regelungen sichergestellt wird, dass die Gesundheit der Arbeitnehmer nicht gefährdet wird. Als solche besonderen Schutzmaßnahmen kommen beispielsweise in Betracht: eine Begrenzung aufeinanderfolgender Tage mit langen Arbeitszeiten, die Gewährleistung ausreichender Ruhezeiten nach langen Arbeitsperioden, die Begrenzung auf einen bestimmten Personenkreis oder ein besonderes Mitentscheidungsrecht beim Ausgleich der Mehrarbeit.

Die zeitliche Obergrenze bleibt dabei unverändert: Die Arbeitszeit darf 48 Stunden wöchentlich im Durchschnitt von zwölf Kalendermonaten nicht überschreiten. Zweck der Regelung ist somit nicht die Ausweitung des Gesamtarbeitszeitrahmens, sondern eine flexiblere Verteilung der Arbeitszeit über die Woche – etwa zur besse-ren Abfederung von Auftragsspitzen oder zur Verbesserung der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben.

Wichtiger Hinweis: Diese Flexibilisierungsmöglichkeit ist den Tarifvertragsparteien vorbehalten. Eine wöchentliche Höchstarbeitszeit kann ausschließlich durch Tarifvertrag – oder auf Grundlage eines Tarifvertrags in einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung – vereinbart werden. Einzelvertragliche Vereinbarungen oder einseitige Anordnungen des Arbeitgebers genügen nicht. Der Gesetzgeber sieht in den Tarifvertragsparteien das angemessene Instrument, um die teils gegenläufigen Interes-sen von Flexibilität und Gesundheitsschutz branchenspezifisch in Einklang zu brin-gen. Für nicht tarifgebundene Arbeitgeber besteht daher insoweit kein unmittelba-rer Gestaltungsspielraum – sie können eine wöchentliche Höchstarbeitszeit nur nutzen, wenn ein einschlägiger Tarifvertrag dies ermöglicht und sie die entsprechenden Regelungen übernehmen.

4. Handlungsbedarf für Arbeitgeber

Auch wenn sich der Entwurf noch im Gesetzgebungsverfahren befindet, besteht bereits heute eine Pflicht zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit. Arbeitgeber sollten daher prüfen, ob ihre bestehenden Systeme den künftig zu erwartenden Anforderungen entsprechen. Insbesondere empfiehlt sich:

• Bestandsaufnahme: Prüfen, ob ein objektives, verlässliches und zugängliches Zeiterfassungssystem vorhanden ist und Beginn, Ende und Dauer täglich erfasst.
• Systemeinführung/-anpassung: Elektronisches System einführen oder ertüchtigen; Schnittstellen zu Lohn-/HR-Systemen und Auswertungsfunktionen (Höchstarbeitszeit, Ruhezeiten, Pausen) berücksichtigen.
• Vertrauensarbeitszeit absichern: System so konfigurieren, dass Überschreitungen automatisch gemeldet werden; Eskalations- und Stichprobenprozesse definieren.
• Betriebsrat einbinden: Zeiterfassungssysteme sind mitbestimmungspflichtig (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG); rechtzeitig Betriebsvereinbarungen verhandeln. Über Tariföffnungen und Betriebsvereinbarungen lassen sich zudem Erleichterungen (z.B. nichtelektronische Erfassung, 7-Tage-Frist) nutzen.
• Arbeitsverträge und Richtlinien: Vertrauensarbeitszeit-Klauseln und interne Richtlinien anpassen; Zuständigkeiten für die Aufzeichnung klar regeln.
• Information und Schulung: Beschäftigte zur ordnungsgemäßen Erfassung anleiten; Auskunftsprozesse (Kopie auf Verlangen) einrichten.
• Datenschutz-Compliance: Verarbeitungsverzeichnis, Rechtsgrundlagen, Löschkonzept prüfen; Aufbewahrung mindestens zwei Jahre im Inland sicherstellen.

5. Fazit

Der Entwurf befindet sich noch am Anfang des Gesetzgebungsverfahrens; inhaltliche Änderungen im weiteren Verlauf sind möglich. Unabhängig davon besteht für Arbeitgeber bereits jetzt Handlungsbedarf, da die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung schon heute aus der Rechtsprechung des BAG folgt. Der Referentenentwurf konkretisiert diese Verpflichtung im Wesentlichen und ergänzt sie um Vorgaben zur elektronischen Erfassung sowie weitere organisatorische Anforderungen.

Die vorgesehenen Übergangsfristen sollten als Planungshorizont verstanden werden – nicht als Aufschubfrist. Unternehmen ist zu empfehlen, sich frühzeitig mit der Einführung bzw. Anpassung rechtssicherer Zeiterfassungssysteme zu befassen.